Queridos Presidentes de Zona:
OM Sri Sai Ram.
Espero que estén todos bien, por la Gracia de Swami.
El Comité de Coordinación de Medios de Comunicación ha desarrollado un plan de trabajo para mejorar y ampliar nuestros reportes, documentos y demás comunicaciones, que se anexa para que lo revisen. Por favor, no duden en compartir este plan de trabajo con otros a su discreción.
Como parte de este plan de trabajo, el Comité de Coordinación de Medios desea producir un juego de tres videos, para introducir e ilustrar la naturaleza y las actividades de la organización Sathya Sai. Los videos se producirán internacionalmente para ajustarse a las necesidades de todas las Zonas, y reflejar la diversidad cultural multi-étnica unificada por nuestra organización. Habrán tres versiones del video: con una duración de 12-, 6-, y 3-minutos. El Comité de Coordinación de Medios está buscando unos cuantos video clips e imágenes sin editar, de muy buena calidad, de cada una de las Zonas, en las cuales se muestren las actividades espirituales, educativas y de servicio que se están prestando.
El Dr. Anupom Ganguli, Presidente del Comité de Coordinación de Medios, se pondrá en contacto con ustedes muy pronto, con más instrucciones para preparar y enviar los video clips, así como con sugerencias y consejos para filmar videos sobresalientes. Yo les pido a ustedes su amorosa cooperación e inmediata atención. Muchas gracias.
Jai Sai Ram.
Con amor en Sai,
Narendranath Reddy, M.D.
Presidente, Consejo de PrashantiPlan de Trabajo
Comité de Coordinación de Medios de Comunicación de la OISS
Febrero 2014
Metas
El Comité recopila, revisa y publica información sobre los programas y actividades de la OISS de todas partes del mundo (excepto India) en formatos multi-media, incluyendo impresiones, videos y páginas web. Con esto se pretende que los miembros de la Organización Sai, funcionarios de la organización y otros tomen más conciencia sobre las actividades de OISS con el objeto de aumentar el sentido de unidad, integridad y el deseo de Amar a Todos, Servir a Todos. El Comité también desarrolla herramientas para la efectiva y uniforme comunicación de los mensajes de Swami. Esto proyecta una imagen uniforme y coordinada de la OISS a nivel mundial.
Objetivos a Corto Plazo (2014)
El primer objetivo es la recopilación de fotos, historias y artículos de países servidos por la OISS, mostrando el rango de actividades devocionales, educativas y de servicio que están llevando a cabo los voluntarios Sathya Sai de todo el mundo. Los medios de comunicación, en este momento, son el Sanathana Sarathi y la página web de la OISS. Los artículos publicados o las actualizaciones de la página deben ser llevados a la atención de los voluntarios Sathya Sai de forma fácil y eficiente, a través de una campaña de difusión y educación.
Se necesita lo siguiente para mejorar la recopilación de fotos e historias de cada una de las Zonas / Países de la OISS:
1) Requisitos para historias o artículos (listado de control)
2) Especificaciones para fotos, imágenes o videos (listado de control)
3) Proceso para la adquisición de imágenes e historias, redacción /organización de artículos, revisión y entrega (quién hace qué)
4) Horarios (cronograma)
5) Coordinadores de Zona y/o nivel País para asistir con la implementación
6) Capacitación y entrenamiento de Coordinadores y otros funcionarios de Zona
Se necesita lo siguiente para respaldar las funciones del Comité:
1) Una cuenta email y un sistema de almacenamiento en la nube, tal como Google Drive, para el almacenamiento y recuperación de artículos, fotos e imágenes, borradores preparados, etc.
2) Un sistema (incluyendo voluntarios, proceso, y cronograma) para confirmar recibo, verificar que esté todo completo, preparar, revisar y obtener la aprobación para los artículos, publicar en revistas, reportes e informes, o páginas web, y hacer seguimiento a cada entrega para evitar pasar historias por alto.
En Google Drive se pueden configurar carpetas, y se pueden asignar tareas a los miembros /voluntarios del equipo de Medios. También se necesitan voluntarios para revisar o preparar artículos, seleccionar fotos e imágenes, y subir o bajar todo ello al medio de los usuarios (página, impresión, etc.) según sea necesario. Una vez al año se recogerá información de todas las Zonas y actividades, tales como campamentos médicos y clínicas, que se presentará luego en el Reporte Anual de la OISS. Esta tarea necesita de un esfuerzo avanzado y coordinado de parte de un grupo dedicado de 3-5 voluntarios.
El segundo objetivo es preparar y levantar una Encuesta Anual de la OISS de todas las Zonas, países, y centros /grupos 'de bases' para obtener información sobre el trabajo de la organización Sai a todos los niveles. Esto se hace preparando y circulando un conjunto de preguntas para recopilar información del año anterior. La información que se reporta necesita ser organizada, revisada y presentada a los dirigentes de la OISS. Como primer paso, se ha desarrollado un listado de países para determinar la presencia de la OISS a nivel mundial.
El tercer objetivo es diseñar e implementar un sistema de actualización de la página web para informar historias, con fotos y videos, de todas las Zonas de la OISS, de forma continua. Los medios escritos del Sanathana Sarathi y el Reporte Anual tienen limitaciones en tamaño y agenda de publicación, y no todos los artículos pueden ser informados. Por lo tanto, los artículos que se reciben de todas las Zonas deben ser organizados, aprobados y subidos mensualmente a una página web apropiada de la OISS. Esto permitirá la integración con otras páginas web o material de impresión que se usa en muchos países, así como el informe continuado de historias inspiradoras de todas partes del mundo que, de otro modo, pueden pasar desapercibidas. Esto también aumentará la exposición de la página web de la OISS para el beneficio de todos los lectores.
El cuarto objetivo es preparar un número de videos, incluyendo una video-presentación sobre la OISS para información general. El primer video presentará un panorama de la organización, las funciones de los diferentes grupos de supervisión, la estructura y funciones de cada uno de los órganos del Consejo de Prashanti a los centros individuales, y las actividades de los miembros de la Organización Sai de cada una y todas las partes del mundo. Mucha de esta información está disponible en el último Reporte Anual de la OISS y puede ser suplementada por otra información y videos disponibles. Una simple presentación de diapositivas dando una visión global de la OISS puede ser un buen punto de partida. El primer video se puede basar en el Reporte Anual 2012-13 de la OISS y ser actualizado anualmente.
Objetivos a Largo Plazo (2015-2016)
Un objetivo a largo plazo es desarrollar e implementar una estrategia coherente y eficiente de comunicación para la OISS a todos los niveles, para difundir el mensaje de Swami y representar a la organización Sai de forma correcta y competente. Es necesaria una estructura profesional y entrenamiento y capacitación para los miembros de la organización para apoyar esta tarea.
Debe haber una comunicación uniforme de todos los niveles de la organización, de forma consistente y coordinada, en todas partes del mundo. Es necesario desarrollar lineamientos y manuales, y éstos deben ser adoptados por los líderes de la organización que establecen orientación y asesoramiento. Luego se necesita entrenamiento /capacitación e implementación de los niveles superiores al nivel de base en todas las Zonas y países. Finalmente, se debe recopilar la retroalimentación y las experiencias del público, que se revisarán cuidadosamente para evaluar el éxito de los esfuerzos de comunicación.
Por lo tanto, se prepararán herramientas de calidad profesional en apoyo a la estrategia comunicacional:
· Kit de Medios: selección de documentos existentes, preparación de boletines de prensa estándar, articules a ser usados de acuerdo a las diferentes necesidades por todas las zonas al tratar con los medios o el público.
· Clips de Video y Audio: para demostración en diferentes formatos y duraciones.
· Impresiones Ilustradas: prospectos, folletos y otros materiales impresos.
· Lineamientos y Videos Tutoriales: para capacitar a oradores públicos, editores, fotógrafos, productores de video cine, etc.
· Formularios y Documentos Legales:
o Comunicados legales para la publicación de fotos, entrevistas, películas, etc.;
o Diseños /formatos comunes para papelería, volantes, folletos, programas, etc.;
o Formularios de encuestas para recopilar /archivar información de medios y resumir artículos, recortes de prensa, programas de radio y TV, con el fin de preparar un plan efectivo de comunicación en cada área.
· Otros: todos los demás equipos/formatos o formularios, según sea necesario.
Se desarrollarán lineamientos que serán suministrado para formar un grupo de profesionales en el campo de las comunicaciones a nivel zonal y posiblemente nacional: periodistas; especialistas en relaciones públicas para interactuar con los medios; conferencistas y oradores en radio/TV; productores de video y cine, etc.). Esto nos permitirá organizar a una escala mayor:
· Seminarios y conferencias sobre los mensajes de Sri Sathya Sai Baba, especialmente el servicio desinteresado y valores humanos (Medicare, Sociocare , Educare);
· Organización de exposiciones, conciertos, shows, eventos, proyectos de servicio internacional (por ejemplo, Servir al Planeta, Ama a Todos Sirve a Todos, Reto Sai) para difundir el mensaje de Swami;
· Artículos y entrevistas en la prensa local y nacional; y
· Participación en redes locales y nacionales de TV y radio.
El objetivo final será producir:
· Documentales para TV/radio/internet.
· Programas para TV sobre Valores Humanos y Principios Sai.
· Creación de un Canal Sai de televisión por satélite /digital o página web.
Miembros del Comité
Anupom Ganguli, Presidente
Alida Parkes, Miembro
Pravin Wagh, Miembro
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Marcelo Berenstein
Organización Sri Sathya Sai
www.h2hlatino.org
www.saibabavideos.org
www.eternoconductor.org
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